展会是现在很多公司的最重要的营销渠道，在我们辅导的企业中，没有任何网络宣传，仅仅依靠展会的企业比比皆是。
但是，绝大部分公司的展会却没有真正的得到充分利用，准备粗糙，进行混乱，跟踪无章，就算是有高质量客户的接触，也很难实现转化。
所以，把展会作为一个课题，深入的进行研究是非常必要的。网络上有各种各样的关于展会的文章，但是都是某一个点，某一个片段，很难变成整个公司的运作体系，更很难在公司内部大规模推行。
展会的标准化文件就是为了解决这些问题。
1.展位预订
实际上展位预订是有门道的，有经验的展会服务公司都会非常清楚哪些展位人流量更大，那些展位人流量可能存在问题，所以，一定要多找几家展会公司询盘，到底哪些位置会更佳。
定展位的时候给自己留足时间，因为晚了就不会有好位置了。
2.样品确定
确定下来是否要带样品，带什么样品，为什么要选择这些品类，最大的原则是匹配性选品，当地有什么样的特点和特殊要求，就按照这个来。
当然，完全可以作为新品推介。但是一定要把新品的设计理念和工艺水平讲解清楚，否则意义就不大了。
3.行程确定
很多人在确定行程这个层面上存在问题，人为留下布展的时间，展会完就离开，不就好了？有多复杂呢？
还真有一些复杂，我们参展的目的是什么？就是去把展会时间表跑完就好了？绝对不是！
如果是国内展会，在展会上你见乐那么多客户，总是有一些重点客户的，难不成你不要看看他们是不是再给你一次机会聊一下吗？展会逛完了，客户会有一些感受和比较，你不应该是去探听一下吗？万一客户有时间，不应该邀请她来公司看看吗？
如果是国外展会，好不容易跑出去了，路上十几个二十几个小时，不趁机拜访一下不去展会的客户吗？展会上碰到的客户，不要约一下去她们公司拜访一下吗？
所以，行程确定一定不能随意，也不能为了省几毛钱就跟着这个团那个团，我们不是去旅游的，是去工作的。
一次展会下来十几万，再多花个万把块能有更好的效果，为什么不做呢？
4.客户邀约
如果是国内展会不涉及到拜访，只需要邀约客户来展位就可以了；如果是国外展会，就要两方面一起做了。
展会上的群体分为两大类，一类是散客，也就是来逛展会的人；一类是我们约来的客人，所以，展会效果的好坏，取决于两个方面：
第一，能不能吸引散客；
第二，能不能约到更多客户；
其实这项工作很多公司都在做，但是效果不怎么好，究其原因还在于邀请客户的方式方法有问题。
方式：拘泥于邮件，似乎不发邮件就不是做外贸。其实邀约客户有太多的形式，即时沟通啊，电话啊
方法：邮件要书写的有吸引力，首先从邮件形式方面可以用邀请函，H5等让人赏心悦目的方式；内容更加重要，外贸人喜欢要模板，一套模板打天下，无非就是告知客户我们参加某种展会了，诚挚的邀请您莅临，这种做法就是因为忽略了一个很重要的问题：客户为什么一定找我们买！
所以，价值，一定要有价值，让客户知道去到展会现场会有哪些收获。
例如新品发布啊，折扣产品发布啊，现场接受小额订单定制啊等等。为现场推出打折扣，可能会是最好的理由。
这还不够，还要分析原来客户跟自己的沟通中存在着哪些问题没有解决，可以提出这些问题都可以去现场谈。
这封邮件发出去，会带来几个结果：
我会去，会尽量安排时间去跟你们会面
抱歉，我们不去
没有回复
第一种结果是我们最想看到的，拿到对方的这个答复，不要急着高兴，还要去跟客户落实几个问题：
客户大约啥时候到
是否有预订酒店
还有几个重要问题是必须要获取到的，要告诉客户之所以获取这些信息方便为他配置方案。
中间商还是终端客户，销售渠道在哪，线上还是线下，主营行业是什么，这次来展会的目的是什么？
第二种结果，如果客户是当地的客户，一般都问一下，为什么不去，这么重要的会议，可以看到很多新的款式和供应商。我们会在当地待一段时间，不知道您是否方便让我们去你们公司拜访呢？总之是任何一个集会都不要放过。
第三种客户，如果邮件不回复，就用即时沟通，即时沟通不回复，就用电话，展会本身就是一次非常好的事件营销，要利用好。
有很多外贸人天天喊自己没有话题跟踪客户，展会不就是很好的话题吗？
这个地方还有一个问题，对于很多快消品，会存在很多非专业买家，这些买家很小，没有很强的购买力，甚至很多是兼职，这类客户可以尝试着沟通一下，以可以小批量定制为理由请他们到场。
当然，客户还分为已合作客户和未合作客户，已合作客户的约见就会较为简单，最好的说法就是，合作了这么久我们从来没有见过面，我想跟你见一面，探讨一下以后的合作，正好我们老大也在，可以争取一些不错的条件。
5.选购礼品
尤其是已合作客户，买些礼品还是很必要的，选购礼品往往是两个原则：
一，选择客户喜欢的，这个就要求我们对客户要了解，尤其是他的facebook和linkedin等，要仔细研究
二，送我们喜欢的，很多时候我们不知道客户喜欢什么，就可以送我们自己喜欢的东西，并且告诉他你为什么会喜欢；
三，送可以讲故事的，例如我常说的高粱饴糖，因为这个是很小的时候过年才能吃的，所以吃到糖就会想起小时候的春节……
6.制作物料表
物料表是一次展会的全面指导性文件，制作这个文件的最主要目的是防止漏掉东西。
一般来说，物料表应该包括以下几个部分：
一，产品相关，例如样品的清单，说明材料，设计理念，工艺理念等等；
二，宣传资料相关，例如产品的PPT，整理好的产品图片，视频等等；
三，接待相关，需要在展会现场用的水果，零食等；
四，其他的必备物品
这些所有的东西都要用表格列出来，分配责任到每个人头上，设定准备的时间进度表，经常检查，免得到时候突然发现少了某种东西。
当然，很多东西准备好了未必一定要带在身边，可以提前寄到酒店，减轻负担。
7.制作一些文件
经约见到客户的背景调查表，因为不可能每一位同事都会去参加展会，那么约到的客户就要拜托给自己的同事，没有背景调查表如何能够迅速的了解客户呢？
想要拜访客户的地图，把当地的地图打印出来，把约见到拜访的客户在地图上标识出来，彼此之间的距离标记好，方便安排行程；
展会时间表，也就是约见到的客户到我们展位上的时间安排，这样方便现场同事安排时间；
问题列表，谈判里面有一项非常重要的内容是去获取客户的需求，问问题的方式会比较快速高效，所以，我们要事先设定一些问题，而这些问题对于判断客户的实力，采购意向，决策流程，产品特点有着重要的作用，例如上面所提到的，中间商还是终端客户呢？有没有仓库呢？有没有零售呢？在哪里零售呢？在这个行业多少年了啊，之类！在适当的时候一定要提出这些问题，以获取信息。
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